Eigenschappen Personal Assistant

Ben jij een drukbezette ondernemer en lukt het niet meer om alle ballen in de lucht te houden? Wil je niet meer het gevoel hebben dat je achter de feiten aanloopt? Dan is het aan te raden om werkzaamheden uit te besteden aan een Virtual Assistant (VA)!

Iedere VA heeft haar eigen expertises. Een mogelijkheid is dat de VA ook fungeert als Personal Assistant (PA).

Als je gaat samenwerken met een Personal Assistant hoef je niet meer alles alleen te doen. Ze is jouw steun en toeverlaat en zorgt ervoor dat je optimaal kunt functioneren en je absoluut geen zorgen hoeft te maken over “bijzaken”. Ze voert haar taken zelfstandig uit en denkt met je mee om jou zo goed mogelijk te ontlasten en te ondersteunen. Ze heeft snel door hoe de zaken in elkaar zitten en weet prioriteiten te stellen in jouw agenda en werkzaamheden.

De vraag is alleen hoe herken je nu een goede Personal Assistant? Waar let je op tijdens een eerste kennismaking en aan welke eigenschappen moet zij voldoen?

In deze blog geef ik jou een checklist met 7 eigenschappen waaraan een goede PA moet voldoen.

1- Een Personal Assistant begrijpt de missie van jouw bedrijf

Als je gaat samenwerken met een PA is het belangrijk dat zij de missie van jouw bedrijf begrijpt.

Ze moet interesse tonen in jouw bedrijf en weten wat jouw drijfveren zijn.

Het is dus aan te raden om dit in het begin van de samenwerking uitgebreid ter sprake te brengen. Leg haar de volgende onderwerpen uit:

  • Wat is de missie van jouw bedrijf?
  • Wat is de doelgroep van jouw bedrijf?
  • Wat is belangrijk voor het bedrijf?

2 – Ze kent haar manager

Om tot een snelle en goede samenwerking te komen is het belangrijk om elkaar te leren kennen. Een Personal Assistant moet weten hoe haar manager werkt en wat hem drijft. Voor een goede samenwerking moet de PA de stemming van de manager snel kunnen inschatten zodat ze hem kan bij staan in zijn uitdagingen van de dag. Ze moet afstand kunnen doen van haar eigen gevoelens en emoties, kalm blijven en steeds het grotere plaatje zien.

3 – Ze begrijpt wat er van haar verwacht wordt en neemt verantwoordelijkheid

Een PA moet weten wat er van haar verwacht wordt. Bespreek duidelijk jouw verwachtingen: 

  • Waarin wil je dat zij het verschil maakt?
  • Wat wil je dat de samenwerking jou oplevert?

Door jouw verwachtingen te kennen, is de Personal Assistant in staat haar werkzaamheden snel zelfstandig uit te voeren.  Ze zal haar taken niet alleen uitvoeren tegen de gevraagde deadlines, maar neemt ook de verantwoordelijkheid tot het afleveren van kwalitatief goed werk.   

4 – Ze werkt proactief

Je gaat een samenwerking met een PA aan met het doel om meer tijd over te houden voor andere belangrijke werkzaamheden. Het is dus niet de bedoeling dat je haar de hele tijd aan de hand moet meenemen. Vanzelfsprekend is er steeds een inwerkperiode nodig, maar van een goede PA mag je een proactieve houding verwachten. Ze zal de dingen snel oppakken. Ze heeft inlevingsvermogen en neemt de nodige acties zodat jij je zonder zorgen kan richten op je eigen werkzaamheden.

5 – Ze heeft een “Kan niet, bestaat niet” mentaliteit

Een goede Personal Assistant ziet mogelijkheden in plaats van beperkingen. Ze neemt actie in plaats overweldigd te worden. Ze zal altijd zoeken naar de best mogelijk oplossing.

6 – Ze is een organisatietalent

De werkzaamheden voor een PA zijn behoorlijk veelzijdig. Tijdens een werkdag krijgt ze met verschillende taken te maken. Naast communicatieve vaardigheden is het erg belangrijk dat ze ook over organisatorische vaardigheden beschikt. Als opdrachtgever moet je er blindelings op kunnen vertrouwen dat de PA goed kan organiseren en de juiste prioriteiten stelt.

7 – Een Personal Assistant is betrouwbaar, discreet en loyaal

Een personal assistant is de rechterhand van haar opdrachtgever.  Je zal haar soms als klankbord gebruiken om dingen te ventileren of om een tweede mening te krijgen. Een PA krijgt ook heel wat vertrouwelijke en persoonlijke informatie te horen en te zien.  Als manager moet je er dan ook blindelings op kunnen vertrouwen dat je PA discreet, betrouwbaar en loyaal is.  Dit zijn dan ook drie onmisbare eigenschappen van een goede PA.

Ben jij klaar voor een samenwerking met een Personal Assistant?

Zoals je ziet moet een personal asssistant over heel wat kwaliteiten beschikken voor een goede samenwerking. Ben jij klaar om samen te werken met een PA? Met bovenstaande eigenschappen weet je waar je op moet letten bij het zoeken naar een goede PA.  

Wil je weten wat ik als Personal Assistant voor jou kan betekenen? Stuur dan een bericht naar info@odesque.nl of neem contact met me op via het contactformulier. Ik help je graag verder!