OneNote: waarom ik niet zonder kan

Ik geef toe: ik kan niet meer zonder, zowel zakelijk als privé: OneNote! Waarom?

Vroeger bewaarde ik informatie, acties en ideeën in papieren notitieblokken en links naar interessante websites in de ‘favorieten’ in mijn browser.  Maar ik vond het ongestructureerd en merkte dat ik het lastig vond om informatie terug te vinden. Totdat ik OneNote ontdekte.

Wat is OneNote nu eigenlijk?

OneNote is eigenlijk een digitaal kladblok, maar dan met slimme extraatjes. Net als bij elk kladblok kun je er aantekeningen in maken en ideeën opschrijven. Maar je kunt ook content, zoals documenten, afbeeldingen, e-mails, video’s en audiobestanden invoegen. Je kunt er echt alles in kwijt dat belangrijk voor je is.

Heb je nog nooit met OneNote gewerkt?

De werking verschilt eigenlijk niet zo heel veel van wat je gewend bent van het traditionele notitieboekje. In OneNote verzamel je informatie in één of meerdere Notitieblokken. Zo’n notitieblok is onderverdeeld in Secties (tabbladen) en elke sectie bevat Pagina’s. Deze bevatten alle informatie die je verzamelt, opkrabbelt of plakt. Omdat OneNote al deze info via OneDrive synchroniseert, heb je op elk apparaat altijd de laatste versie onmiddellijk binnen handbereik.

Voordelen van OneNote

OneNote is een notitieprogramma met vele voordelen. Enkele daarvan zijn:

  • Je kan je documenten online en op jouw eigen computer/laptop opslaan.
  • Je kan documenten makkelijk delen en samenwerken.
  • OneNote is gratis en beschikbaar voor Windows én Mac.
  • OneNote werkt niet alleen op een laptop, maar ook op een smartphone en tablet. Je gegevens zijn dus altijd en overal beschikbaar.
  • OneNote is beschikbaar als software en webapp (online).

Vijf manieren waarop ik OneNote gebruik

OneNote heeft zoveel handige toepassingen. Teveel om op te sommen in één blog. Hieronder deel ik 5 toepassingen die ik vaak gebruik in OneNote.

1. Spraaknotities maken

In OneNote kun je makkelijk audi-opnames maken. Zeker bij de mobiele versie is dit handig omdat het schrijven van notities hier vaak een stuk langzamer gaat dan wanneer je hiervoor je PC of laptop gebruikt. Ga voor het maken van een audio-opname eerst naar de pagina waar je deze in wilt opnemen (of maak een nieuwe pagina aan) en ga dan naar het tabblad Invoegen en gebruik de knop met het microfoontje om een opname te starten.

Opnames worden netjes met tijdstip en datum bewaard.

2. Afvinklijstjes en andere opsommingen

Soms ben je met een bepaald project bezig en bedenk je dat je een aantal andere stappen in het proces absoluut niet mag vergeten. In OneNote kun je eenvoudig een lijstje maken met punten die je kunt afvinken. Type een actiepunt en druk op Control+1 om de regel te voorzien van een vakje dat je kunt afvinken als het actiepunt is afgerond. Voor een aandachtspunt kun je gebruik maken van Control+2 (ster) en voor een openstaande vraag gebruik je Control+3 voor een openstaande vraag. Zo creëer je een duidelijk overzicht van wat er nog dient te gebeuren voor het betreffende project.

3. Tekst uit afbeeldingen kopiëren

Superhandig! OneNote is in staat om tekstherkenning uit te voeren. Daarmee kun je tekst op een afbeelding kopiëren en plakken alsof het nooit een afbeelding is geweest. Als je een afbeelding hebt met een stuk tekst – zoals een foto van een beschreven whiteboard of een pagina uit een boek – kun je daaruit de tekst kopiëren en verder bewerken alsof je deze zelf hebt getypt.

Hieronder zie je hoe OneNote omgaat met een afbeelding die ik van het internet heb geplukt. Wanneer je met de rechtermuisknop op de afbeelding klikt, kies je Tekst kopiëren van afbeelding en kun je de tekst op elke willekeurige plaats plakken. Zo kun je grote lappen tekst eenvoudig overnemen zonder helemaal opnieuw te typen en vervolgens naar wens aanpassen.

4. Notities versturen als e-mail

Wanneer je jouw notitieblok niet volledig, maar gedeeltelijk met iemand wilt delen, is dat geen probleem. Het gedeelte dat je wilt delen, kan je als pagina via e-mail versturen. Daarvoor hoef je niet zelf te kopiëren en te plakken. OneNote heeft standaard een functie die dit voor je doet. Klik op de werkbalk Start en dan Pagina per e-mail verzenden. Vervolgens krijg je keurig een nieuwe Outlook e-mail in beeld met de inhoud van jouw pagina. Eventuele bijlagen op jouw pagina worden in het bericht als bijlage meegenomen.

5. Outlook taken aanmaken vanuit jouw kladblok

Naast het markeren van tekst (als keuzelijst, vraag of actiepunt) kun je een regel ook markeren als een Outlook-taak. Deze taak is dan onmiddellijk zichtbaar in Outlook en kan van daar uit worden afgehandeld. Het is ook mogelijk om het afhandelen vanuit OneNote te doen door op het vlaggetje voor de taak te klikken. Je ziet het pictogram dan veranderen in een groen vinkje. De taak in outlook wordt dan gelijktijdig als afgerond gemarkeerd.

Veel meer tips

Deze vijf tips zijn slechts een kleine greep uit de vele mogelijkheden hoe je OneNote kunt inzetten in jouw dagelijkse werk. Zo kan je bijvoorbeeld OneNote ook gebruiken bij het digitaal Vergaderen. In het artikel Tips voor vergaderen in OneNote van Management Support wordt dit duidelijk toegelicht.

Ik ben in ieder geval fan. Jij ook?