Hoe optimaliseer je jouw agendabeheer?

Herken je volgende situaties?

  • Je bent onderweg en een klant belt om een afspraak te maken, maar je kan jouw agenda er niet bijnemen om te kijken wanneer je nog een plekje vrij hebt. Later probeer je deze klant weer terug te bellen, maar dan is deze niet meer bereikbaar.
  • Je zit in meeting, maar je hebt deze meeting te krap ingepland en geraakt niet meer op tijd op jouw volgende afspraak.
  • Er moet dringend een afspraak ingepland worden met meerdere partijen, maar je hebt geen zicht op de agenda’s van de anderen en je weet niet goed hoe hieraan te beginnen.

Een overvolle agenda up-to-date en efficiënt houden, vergt naast organisatietalent en vooruitdenken, ook veel tijd.

Daarom is het als drukbezette ondernemer aan te raden om het agendabeheer uit te besteden aan een virtual assistant. Zo moet je hier zelf geen tijd meer insteken en verloopt alles vlekkeloos. Geen onnodige stressmomenten meer!

Hierbij deel ik graag 6 tips voor een efficiënt agendabeheer:

1. Zorg voor alle contactgegevens

Het is belangrijk om tijdens het maken van een afspraak, niet alleen het uur, de locatie en de naam van de persoon met wie je afspreekt te noteren, maar ook het telefoonnummer en het e-mailadres. Zo kan je de afspraak steeds schriftelijk bevestigen en moet je niet meer op zoek naar het telefoonnummer moest de afspraak onverwachts verplaatst moeten worden.

 2. Communiceer en bevestig

Bevestig gemaakte afspraken altijd schriftelijk aan de verschillende deelnemers. Dit kan door middel van een e-mail of via een meeting request. Zo worden vergissingen voorkomen en weet iedereen altijd wanneer en waar hij moet zijn.

3. Gun jezelf wat ademruimte

Probeer niet te veel afspraken op één dag in te plannen. Geef je zelf wat ademruimte tussen twee afspraken. Zo hou je zelf ook nog wat tijd over om andere taken af te werken of heb je wat extra ruimte om op tijd op de volgende afspraak te geraken.

4. Werk met kleurcategorieën in jouw agenda

Wil je een duidelijk onderscheid tussen privé en werk? Of tussen de verschillende diensten die je aanbiedt? Werk dan met kleurcategorieën. Zo creëer je een duidelijk overzicht in jouw agenda.

5. Stel terugkerende afspraken in

Heb je afspraken of meetings die op geregelde tijdstippen terugkeren? Maak dan gebruik van terugkerende afspraken om er zeker van te zijn dat je deze niet over het hoofd ziet.

Terugkerende afspraken moeten wel nauwkeurig bijgehouden worden en max. 6 maanden van tevoren worden ingepland.

6. Plan dagelijks tijd in voor jouw e-mails

Het beantwoorden van e-mails kan erg veel tijd in beslag nemen. Om efficiënt te werken is het belangrijk dat je de e-mails zoveel mogelijk gegroepeerd leest. Doe dit bij voorkeur twee keer per dag en niet telkens als er een mail in je mailbox binnenkomt.

Schakel het ‘ping’-geluid en het pop-up-bericht van jouw mailbox uit zodat je niet in de verleiding komt om de hele dag door met jouw e-mails bezig te zijn.

Het toepassen van deze methode zal je weer heel wat tijd schelen. Probeer maar eens uit!

Een drukke agenda zorgt voor een druk hoofd. Door het toepassen van bovenvermelde tips creëer je orde en structuur in jouw agenda en zorg je voor meer rust in jouw hoofd.

Wil je graag meer tips ontvangen of wil je jouw agendabeheer uitbesteden zodat je hier zelf geen tijd meer in hoeft te steken? Stuur me dan een bericht via het contactformulier en ik neem zo snel mogelijk contact met jou op.Geplaatst in Uncategorized