Efficiënt werken met de mailbox

Worstel jij ook met je mailbox? Geloof mij, je bent echt niet de enige! Voor veel ondernemers is het onbegonnen werk om de mailbox leeg te krijgen, laat staan leeg te houden. Kijk maar eens naar je eigen mailbox of naar die van collega’s. Hoeveel ongelezen e-mails staan er in jouw inbox? Ben jij het overzicht al kwijt? Met als gevolg dat je belangrijke e-mails over het hoofd ziet. Het is een algemeen probleem voor veel mensen, want hoe ga je nou efficiënt om met het organiseren van je mailbox? 

Een paar maanden geleden heb ik het boek “Getting things Done”(GTD) van David Allen gelezen. Door dit boek ben ik zijn principes gaan toepassen op mijn eigen mailbox. Een enorme opsteker, zelfs voor mij als structuurjunkie. Het levert meer rust en overzicht op. Met dezeblog deel ik mijn versie van de GTD-methode zodat jij ook efficiënt kunt werken met de mailbox.

You can do anything but not everything

David allen

GTD-Methode voor jouw mailbox

Stop met stressen over je e-mails. Met de GTD-methode hoef je hier niet meer mee te worstelen. Met deze methode bespaar je jezelf een hoop frustratie, stress en heel belangrijk: tijd. Je begint met het stellen van vragen aan jezelf. Dit doe je voor elk item in je inbox. Aan de hand van de antwoorden die jij geeft, bepaal je wat er met de e-mail gaat gebeuren. Zo kan je heel makkelijk beslissen of en wat je in je systeem moet zetten om op het juiste moment herinnerd te worden aan de e-mail. In het begin lijkt het veel werk, en denk je waar ben ik aan begonnen? Maar je zult merken dat je de vragenstructuur snel doorkrijgt.

Meest voorkomende problemen met de mailbox

De meest voorkomende problemen voor ondernemers met de mailbox zijn:

• Dat e-mail erg veel tijd kost hetgeen ten koste gaat van belangrijke werkzaamheden.
• Er komen op een dag te veel e-mails binnen.
• Veel tijd gaat verloren aan het zoeken van e-mails die niet meer terug te vinden zijn.
• Een mappenstructuur ontbreekt vaak of er wordt met te veel mappen gewerkt.
• Archiveren van e-mails kost te veel tijd daarom blijven de mails in de inbox staan.
• Er wordt gewerkt vanuit de mailbox.
• Het overzicht is kwijt.
• Stress als je alleen al denkt aan de mail.

Stap 1 – Actiemappen aanmaken

 Voordat je met de GTD-methode van start gaat, is het aan te raden de volgende actiemappen aan te maken in jouw inbox:

1. Deze week doen
2. Later doen
3. Wachten op
4. Bewaren       

Geef de mappen nummers zodat de volgorde vaststaat. Hier wen je snel genoeg aan. Alle andere mappen die je ooit hebt aangemaakt zet je alvast in map nummer 4: bewaren.

Verander de eigenschappen van deze mappen naar “totaal aantal items weergeven” in plaats van de standaardoptie “Aantal ongelezen items weergeven”. Op deze manier zie je snel in één oogopslag hoeveel items er in iedere map staan.

Stap 2 – Eenmalig “Postvak In” leegwerken

Starten met iets nieuws kost altijd even tijd en lijkt in het begin moeilijk. Deze stap kost vooral veel tijd als je een achterstand hebt met jouw mailbox.

Doorloop elke e-mail en controleer deze aan de hand van de volgende vragen:

• Kan je de e-mail in 2 minuten afhandelen? Is jouw antwoord daarop: Ja? DOE HET DAN DIRECT
• Hoeft het niet deze week? Verplaats de mail naar de map LATER DOEN
• Is er al iemand mee bezig? Verplaats de mail naar de map WACHTEN OP
• Ga je er deze week mee aan de slag? Verplaats de mail naar de map DEZE WEEK DOEN
• Hoef je niks te doen maar wil je het wel bewaren? Verplaats de mail naar de map BEWAREN
• Wil je de mail niet bewaren en vereist het geen actie? DELETE DE MAIL

Stap 3 – e-mail verwerken en behandelen

Ik ben benieuwd hoelang je over stap 2 gedaan hebt? Dit was de vervelendste stap. Vanaf nu wordt het makkelijker.

Als het goed is, is je postvak In nu leeg. Het is nu een kwestie van consequent e-mails verwerken en direct in de juiste mappen te zetten of te verwijderen natuurlijk. Hoe je dit het beste doet leg ik je natuurlijk uit.

Leeg 2 keer per dag de inbox

Bijhouden is de oplossing. Begin boven aan de mailbox en verwerk één voor één de binnengekomen e-mails. Laat ze allemaal aan bod komen en scan niet naar belangrijke mailtjes, die komen vanzelf voorbij. Probeer hier gedisciplineerd in te zijn voor het beste resultaat. Bekijk de mails en stel jezelf de vragen die hierboven genoemd zijn en handel naar het antwoord.

Doe dit maar 2x per dag en bespaar hiermee een hoop tijd. 

Plan wekelijks een onderhoud

Plan het wekelijks onderhoud in je agenda en hou overzicht in je systeem. Probeer hier niet van af te wijken anders loopt je mailbox binnen no time weer vol en is al het werk voor niets geweest.

• Controleer je agenda van de afgelopen week. Is er nog iets wat je bent vergeten?
• Controleer je agenda van de komende week. Is er nog iets wat je moet plannen?
• Controleer de map ‘Doen deze week’. Gaat het je lukken alle taken te doen?
• Controleer de map ‘Later misschien checken’. Moet er iets naar de map ‘Doen deze week’ of kan er iets weg?
• Controleer de map ‘Wachten op’. Moet je nog een actie opvolgen?

Voorkom valkuilen

E-mails kunnen je hele planning in de war gooien omdat je er te vaak door wordt afgeleid. Zo wordt de mailbox een stressfactor en een grote stoorzender tijdens je werkzaamheden.

Stop daarom met de hele dag je e-mail te checken en beperk het tot 2 x per dag. Zet de notificaties ook uit zodat je niet de mist ingaat. In het begin is het wennen, maar je gaat zien dat het je veel tijd en een stuk minder stress oplevert.

Vergeet daarnaast niet om je “mappen” te blijven controleren. Anders vergeet je misschien nog steeds een belangrijke mail. En bewaar niet alles. Denk je dat je er nooit meer iets meedoet? Delete het direct!

Your mind is for having ideas, not holding them

DAVID ALLEN

Jij hebt weer overzicht en controle

Een lege inbox geeft een gevoel van overzicht en controle. Het schept orde in de chaos en vooral rust in jouw hoofd. Hoe beter je leert te werken met een systeem hoe overzichtelijker jouw mailbox straks is. Superduidelijke acties waarmee je direct aan de slag kunt, zonder dat je hoeft na te denken waar je mee gaat beginnen.

Lukt het met bovenstaande tips niet om efficiënt te werken met de mailbox? Schakel dan mijn hulp in en neem contact me me op . Ik kijk graag met je mee waar het mis gaat of neem deze taak van je over.